Belastingcontrole door de Belastingdienst: de do’s en don’ts!

De Belastingdienst is vooral bekend als de instantie die aanslagen oplegt. In die hoedanigheid zal de Belastingdienst ook met enige regelmaat moeten controleren of de gegevens die aan haar zijn verstrekt via een aangifte, juist en volledig zijn. Hiertoe kan de Belastingdienst een zogenaamde belastingcontrole bij u instellen.

Er zijn verschillende wijzen waarop de Belastingdienst gegevens verstrekt door belastingplichtigen kan controleren, te weten:

• Verzoek om informatie;
• Een boekenonderzoek;
• Een bedrijfsbezoek;
• Een derdenonderzoek;
• Waarneming ter plaatse (‘WTP’).

Meestal zal de Belastingdienst u vooraf informeren over de wijze van controle.

Verzoek om informatie

Een verzoek om informatie gebeurt meestal schriftelijk. Het is raadzaam om hierbij uw adviseur te betrekken, zodat u samen kunt bepalen in hoeverre u verplicht bent om de gevraagde informatie te verstrekken. De Belastingdienst mag namelijk alleen informatie opvragen die relevant zou kunnen zijn voor de belastingheffing van u of, in specifieke gevallen, van een ander. U dient dus vooraf goed te bepalen of en zo ja, in hoeverre u verplicht bent de gevraagde informatie te verstrekken.

Boekenonderzoek

Tijdens een boekenonderzoek controleert de Belastingdienst uw administratie. Indien de Belastingdienst een boekenonderzoek wenst in te stellen, dan zal zij u c.q. uw onderneming vooraf schriftelijk informeren en aangeven om welke periode het gaat, welk belastingmiddel het betreft en een voorstel doen omtrent datum, tijdstip en locatie. Het boekenonderzoek vindt meestal plaats op de locatie van uw onderneming. U kunt er ook voor kiezen om de controleambtenaar op een andere locatie te ontvangen, bijv. op het kantoor van uw belastingadviseur of advocaat. De bevindingen van de controleambtenaar worden opgenomen in een rapport dat doorgaans, alvorens definitief te maken in conceptvorm met de betreffende ondernemer wordt besproken. Ook in dit geval is het raadzaam om uw belastingadviseur in een vroegtijdig stadium bij (de aankondiging van) het boekenonderzoek te betrekken.

Bedrijfsbezoek

Een bedrijfsbezoek is meestal gericht op inzicht in uw bedrijf en bedrijfsvoering. Ook een dergelijk bezoek wordt door de Belastingdienst vooraf schriftelijk aangekondigd. Van elke bezoek maakt de controleur een verslag op, waarvan u een kopie krijgt.

Als u het niet eens bent met het verslag, dan is het belangrijk dat uw adviseur hierop reageert. Het bedrijfsbezoek moet – in tegenstelling tot een boekenonderzoek – op de locatie van uw onderneming plaatsvinden.

Een derdenonderzoek

De Belastingdienst kan ook een derdenonderzoek instellen. In deze situatie gaat de controleur bij derden op bezoek om gegevens voor uw belastingheffing te controleren. Deze derden kunnen leveranciers zijn, afnemers zijn of uw klanten. De Belastingdienst geeft vooraf schriftelijk aan of sprake is van een dergelijk onderzoek.

Stel dat u een brief heeft ontvangen met daarin de aankondiging dat de Belastingdienst een derdenonderzoek wenst in te stellen bij u. Dit betekent dat de Belastingdienst de belastingheffing van een derde middels uw gegevens wenst te controleren. Een voorbeeld zou kunnen zijn dat de controleur van de Belastingdienst dan bij u een factuur opvraagt om te controleren of die factuur strookt met hetgeen de betreffende controleur bij de derde heeft aangetroffen.

De betreffende derde wordt doorgaans niet genoemd. Mocht dit wel het geval zijn, dan mag deze derde niet op de hoogte worden gebracht dat bij uw onderneming een onderzoek naar deze persoon zal plaatsvinden dan wel heeft plaatsgevonden. Er geldt een geheimhoudingsplicht.

De controleur mag bij een derdenonderzoek geen particulieren ondervragen, maar enkel administratieplichtigen.

WTP

Bij een WTP wil de controleur van de Belastingdienst met eigen ogen vaststellen wat er daadwerkelijk in uw onderneming afspeelt. WTP’s komen veelal voor bij horecagelegenheden.

Ook WTP’s dienen vooraf te worden aangekondigd.

Do’s en don’ts bij een belastingcontrole

• Schakel tijdig uw belastingadviseur in wanneer u een brief van de Belastingdienst over een controle ontvangt.
• Laat u belastingadviseur deelnemen bij alle gesprekken omtrent de controle.
• Informeer uw organisatie dat er een controle komt en instrueer uw personeelsleden;
• Zorg dat de controle plaatsvindt in een afzonderlijke kamer en houd de controle over de informatie die aan de controleambtenaar ter beschikking wordt gesteld.
• De inspecteur zal gelijktijdig bij de aankondiging van een controle aangeven welke gegevens hij/zij nodig heeft. U dient ervoor te zorgen dat deze informatie bij aanvang aanwezig is. Het is niet verstandig om informatie achter te houden.
• Mocht de controleur van de Belastingdienst kopieën van stukken wensen, zorg dan ervoor dat u zelf hiervan kopieën maakt. Laat de controleambtenaar dus niet zelf kopieën maken!
• Bij het stellen van vragen door de controleambtenaar hoeft u niet direct te reageren. Denk altijd na over het antwoord en geef enkel antwoorden op duidelijk geformuleerde vragen. Als een vraag niet concreet is of niet duidelijk, vraag om een toelichting. Daarnaast is bij een controle vooral van belang dat u antwoord geeft op vragen die zien op de belastingheffing.
• Bij vragen over boeten geldt dat u – onder bepaalde omstandigheden – een beroep kunt doen op uw zwijgrecht. Uw belastingadviseur kan u hierover nader informeren.
• Bij een vraag over een uitbreiding van de controle, zorg dan ervoor dat dit verzoek op schrift wordt gesteld door de Belastingdienst. Ga niet akkoord met een mondeling verzoek om uitbreiding van de controle.

De fiscalisten van BANNING N.V. hebben ruimschoots ervaring met belastingcontroles en assisteren u graag bij uw positie bij een controle- of informatieverzoek van de Belastingdienst.

Heeft u nadere vragen over controles door de Belastingdienst? Mail vrijblijvend met onze Fiscale afdeling.