Gebruik rapport onderzoeksbureau bij arbeidsconflict gelet op AVG mogelijk?

Bij onregelmatigheden op de werkvloer kunnen werkgevers particuliere (recherche)bureaus inschakelen. Deze bureaus voeren nader onderzoek uit, waarbij de bevindingen vaak worden gepubliceerd in een rapport. Bij het doen van onderzoek en het opstellen van rapporten worden persoonsgegevens van betrokkenen (werknemers) verwerkt. Dit betekent dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing is. Verzet deze wetgeving zich tegen het gebruikmaken van onderzoeksrapporten bij arbeidsconflicten en/of ontslagprocedures? Volgens een recente uitspraak van de Voorzieningenrechter Amsterdam niet. In deze blog staan wij bij deze kwestie stil.

Achtergrond

Werkneemster is bij werkgever als Progam Manager in dienst. Op enig moment raken partijen verwikkeld in een arbeidsconflict. Volgens werkgever zou werkneemster zich op de werkvloer grensoverschrijdend hebben gedragen. Werkgever heeft het onderzoek daarnaar uitbesteed aan een extern bureau, dat zich onder meer bezighoudt met onderzoek naar ongewenst gedrag op de werkvloer. Werkneemster wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Het bureau neemt interviews met werknemer (en andere betrokkenen) af en daarvan wordt een rapport opgemaakt. Na het lezen van het rapport wil werkgever de arbeidsovereenkomst van werkneemster beëindigen. Werkgever geeft daarbij aan te streven naar een beëindigingsovereenkomst, maar als dat niet lukt, een ontbindingsverzoek bij de kantonrechter in te dienen.

Werkneemster heeft werkgever daarna verzocht haar persoonsgegevens, waarbij gedoeld wordt op het rapport, te wissen. Volgens werkneemster zouden haar gegevens onrechtmatig zijn verkregen, onder meer omdat het bureau niet over een vergunning voor recherchewerkzaamheden als bedoeld in de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr) zou bezitten. Ook doet werkneemster om die reden aangifte tegen het bureau en dient zij een klacht in bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Op het verzoek tot wissing reageert werkgever niet. Werkneemster besluit hierop een procedure bij de rechter te starten. Daarin verzoekt zij onder meer om beperking/wissing/vernietiging van haar persoonsgegevens (het rapport) die door het bureau zijn verwerkt (en later door werkgever zijn gebruikt).

Nadat werkneemster voornoemd verzoek heeft ingediend, lukt het partijen niet om tot een minnelijke regeling te komen. Werkgever dient daarom alsnog een ontbindingsverzoek bij de kantonrechter in. Als reactie hierop stapt werkneemster opnieuw naar de rechter. Zij vordert in kort geding dat het werkgever wordt verboden om gebruik te maken van het rapport, totdat op haar verzoek tot beperking/wissing/vernietiging van de daarin vervatte persoonsgegevens door de rechter is beslist. Werknemer beroept zich hierbij op de AVG (art. 5 en 15 t/m 19).

Werkneemster stelt dat de verwerking van haar gegevens onrechtmatig is, omdat het bureau gegevens heeft verzameld zonder te beschikken over een vergunning op grond van de Wpbr, terwijl de werkzaamheden van het bureau moeten worden aangemerkt als “recherchewerkzaamheden” in de zin van die wet. Het gebruik maken van het (aldus) onrechtmatig tot stand gekomen rapport door werkgever is in het verlengde daarvan eveneens onrechtmatig, aldus werkneemster. Dit zou (uiteindelijk) moeten leiden tot vernietiging van het rapport en (in het onderhavige kort geding) tot een verbod op het gebruik.

Oordeel voorzieningenrechter

De voorzieningenrechter wijst de vorderingen van werkneemster af. Als gevolg hiervan kan werkgever het rapport (vooralsnog) in de ontbindingsprocedure gebruiken.

De rechter overweegt het volgende:

• • Wpbr-vergunning vereist? De rechter is het niet zonder meer met werkneemster eens dat de werkzaamheden van het bureau als “recherchewerkzaamheden” moeten worden aangemerkt (en dat het bureau daarom over een Wpbr-vergunning moet beschikken). Volgens de rechter is het maar de vraag of de werkzaamheden van het bureau vallen onder de definitie van de Wpbr.
  • Rapport onrechtmatig? Verder is de rechter van oordeel dat werkgever onweersproken heeft gesteld dat het rapport uitsluitend is gebaseerd op interviews met betrokkenen en op door betrokkenen (met name werkneemster zelf) aangeleverde gegevens, en niet op gegevens die door onderzoek van het bureau boven tafel zijn gekomen. Het rapport is daarom niet per definitie onrechtmatig. Dit nog daargelaten dat de enkele omstandigheid dat het bureau niet over een Wpbr-vergunning beschikt, niet zonder meer meebrengt dat werkneemster op basis van de AVG van werkgever zou kunnen eisen dat zij het rapport buiten beschouwing laat. Werkgever is immers niet degene die het rapport heeft opgesteld en niet is gebleken van enig onrechtmatig handelen van werkgever bij de totstandkoming daarvan.
  • Recht tot wissing geen absoluut recht: Daarnaast heeft werkgever volgens de rechter terecht aangevoerd dat het recht tot wissing van gegevens (art. 17 AVG) geen absoluut recht is. Werkneemster heeft onvoldoende gemotiveerd waarom het eventueel ontbreken van een Wpbr-vergunning zou moeten leiden tot het verbieden (en uiteindelijk vernietigen) van het rapport, noch heeft zij geconcretiseerd om welke gegevens het dan in ieder geval zou moeten gaan. Evenmin heeft zij gesteld dat (en welke) gegevens in het rapport onjuist zouden zijn of anderszins in strijd met de AVG.
  • Transparantie: Werkgever heeft tot slot onweersproken gesteld uitsluitend de contactgegevens van werkneemster aan het bureau te hebben verstrekt. Daarbij heeft werkgever een gerechtvaardigd belang in de zin van de AVG (art. 6 onder f), namelijk het laten verrichten van onderzoek naar mogelijk ongewenst gedrag van werkneemster op de werkvloer. Werkgever is daarin transparant geweest. Zij heeft werkneemster per brief geïnformeerd over de inschakeling van het bureau en de achtergrond hiervan. Deze omstandigheden meegewogen, is de rechter van oordeel dat (vooralsnog) niet kan worden geoordeeld dat werkgever in strijd handelt of heeft gehandeld met de AVG.

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel? Neem dan vrijblijvend contact op met Karen Knook (+31 73 8000 936 of k.knook@banning) of met één van de andere leden van het Privacy-team.