Klachtplicht: Tijdig, duidelijk en schriftelijk

Inleiding

Een schuldeiser moet controleren of een door de schuldenaar geleverde prestatie beantwoordt aan de overeenkomst. Meent de schuldeiser dat prestatie een gebrek vertoont, dan moet hij binnen bekwame tijd protesteren bij de schuldenaar. Dit is de zogenaamde klachtplicht. De algemene klachtplicht geldt voor alle prestaties, zoals de bouw van een kantoorpand, het verrichten van onderhoud of het geven van advies. De wet bevat ook een specifieke klachtplicht ten aanzien van de koop.

De ratio van de klachtplicht is dat een schuldenaar er enerzijds op moet kunnen vertrouwen dat de schuldeiser met bekwame spoed onderzoekt of de door de schuldenaar geleverde prestatie aan de overeenkomst beantwoordt. Anderzijds moet de schuldenaar worden beschermd tegen late en daardoor moeilijk te betwisten klachten als de prestatie niet aan de overeenkomst beantwoordt.

De klachtplicht heeft alleen betrekking op de situatie dat de schuldenaar zijn verplichting niet correct nakomt. Er moet derhalve sprake zijn van een gebrek in de prestatie. Bijvoorbeeld, de schuldenaar levert acht in plaats van tien kubieke meter zand of levert een machine zonder een eigenschap die partijen waren overeengekomen. Als de schuldenaar in het geheel niet presteert, dan hoeft de schuldeiser ook niet te klagen.

De klachtplicht bestaat uit een onderzoeksplicht en een mededelingsplicht. Voor beide plichten geldt een bepaalde termijn. Die verschilt van geval tot geval.

De schuldeiser is gehouden om met een bepaalde voortvarendheid te onderzoeken of de prestatie of het gekochte beantwoordt aan de overeenkomst. Of de schuldeiser voortvarend genoeg heeft gehandeld, hangt af van de omstandigheden van het geval, zoals de aard en de waarneembaarheid van het gebrek, de wijze waarop het gebrek is ontdekt, de deskundigheid van de schuldeiser, de onderlinge verhouding tussen partijen, de aard van het gekochte, de mededelingen van de schuldenaar en de ingewikkeldheid van het onderzoek.

Vervolgens is de schuldeiser in het kader van de mededelingsplicht gehouden om binnen bekwame tijd te klagen over het gebrek. Of tijdig is geklaagd, wordt beoordeeld aan de hand van een afweging van de belangen van de schuldeiser en die van de schuldenaar. Daarbij spelen alle omstandigheden van het geval een rol, zoals de ernst van het gebrek. Lijdt de schuldenaar geen nadeel door de (te) lange klachttermijn, dan zal de schuldeiser eenvoudig aan de klachtplicht hebben voldaan.

Een recente uitspraak van de rechtbank Rotterdam (kantonrechter 18 mei 2018, gepubliceerd 17 juli 2018, ECLI:NL:RBROT:2018:5769) biedt van het vorenstaande een mooie illustratie.

Het vonnis van de kantonrechter Rotterdam

Eiseres heeft gevorderd om gedaagde te veroordelen tot betaling van € 1.507,80 aan hoofdsom en € 226,17 aan buitengerechtelijke kosten, te vermeerderen met de wettelijke rente. Aan de vordering is het volgende ten grondslag gelegd. eiseres heeft een bedrag van € 1.507,80 van gedaagde te vorderen voor de geleverde en geplaatste dubbele roedes, vitrages en een trekstang. Omdat gedaagde de factuur niet betaalde, heeft eiseres haar vordering ter incasso uit handen moeten geven. Hierdoor heeft zij buitengerechtelijke incassokosten ad € 226,17 moeten maken. Ten slotte is gedaagde in verzuim met de betaling van de factuur, waardoor gedaagde de wettelijke rente verschuldigd is vanaf de dag van het verstrijken van de betalingstermijn (7 januari 2017).

Gedaagde betwist de vordering en heeft daartoe dat de bestelling waarvoor de factuur ad € 1.507,80 is verstuurd onderdeel is van een grotere bestelling. De werkzaamheden zijn door eiseres niet deugdelijk verricht en een gedeelte van de geleverde goederen was niet deugdelijk. Uiteindelijk is 80% van alle rekeningen voldaan, maar de betaling van het laatste deel wordt opgeschort, totdat er wel deugdelijk wordt nagekomen door eiseres.

De kantonrechter stelt voorop dat tussen partijen niet in geschil is dat gedaagde op grond van de overeenkomst gehouden is tot betaling van de factuur over te gaan. Wel twisten partijen over de vraag of gedaagde een opschortingsrecht toekomt en zo ja, of zij hiervan nog gebruik kan maken. De kantonrechter beoordeelt allereerst of gedaagde tijdig aan haar klachtplicht heeft voldaan bij gebreke waarvan zij er geen beroep meer op kan doen dat hetgeen is afgeleverd niet aan de overeenkomst beantwoordt en aldus geen gebruik van een opschortingsrecht kan maken.

Eiseres heeft aangevoerd dat gedaagde geen gebruik kan maken van een opschortingsrecht omdat zij pas op 26 oktober 2017 heeft geklaagd over de gebreken. Gedaagde heeft echter gesteld dat zij al in december 2016/januari 2017 bij eiseres geklaagd heeft over de geleverde goederen. Dit is door eiseres betwist.

De kantonrechter stelt voorop dat uit de wet volgt dat, nu in het onderhavige geval sprake is van consumentenkoop, een koper op straffe van verval van het opschortingsrecht, binnen een bekwame tijd na de daadwerkelijke ontdekking van het gebrek dient te protesteren, terwijl een kennisgeving binnen een termijn van twee maanden na ontdekking steeds als tijdig wordt aangemerkt. Bij de beoordeling van de vraag of er tijdig is geklaagd moeten alle omstandigheden van het geval worden meegewogen, waaronder de vraag of eiseres in concrete belangen is geschaad. Beoordeeld moet aldus worden of gedaagde tijdig bij eiseres heeft geklaagd.

Hoewel gedaagde stelt dat zij al in december 2016/januari 2017 bij eiseres melding heeft gemaakt van de gebreken, staat volgens de kantonrechter ook vast dat gedaagde in de e-mail van 11 mei 2017 aan eiseres schrijft dat zij door lichamelijke problemen geen contact heeft op kunnen nemen en dat zij verwacht dat zij de factuur op korte termijn, zodra zij over financiële middelen beschikt, zal betalen. In deze e-mail wordt geen enkele melding gemaakt van gebreken in de leveringen. Gedaagde heeft op zitting hierover gesteld dat zij deze e-mail van 11 mei 2017 niet kent en aanneemt dat zij deze niet zelf heeft verstuurd omdat iemand anders haar belangen behartigde in die periode. Indien en voor zover deze e-mail niet van gedaagde afkomstig is, dienen de gevolgen daarvan (het in het geheel niet reppen over eventuele gebreken en geen verzoek doen tot herstel daarvan) volgens de kantonrechter voor rekening en risico van gedaagde te komen. Eiseres mocht er op dat moment namelijk redelijkerwijs vanuit gaan dat dit bericht ook echt van gedaagde afkomstig was en er dus in mei 2017 geen problemen met betrekking tot de levering waren en tot betaling zou worden overgegaan, omdat gedaagde kennelijk tot het sturen van deze mail opdracht heeft gegeven, deze mail afkomstig is van het emailadres van gedaagde, in haar naam is geschreven en op geen enkele wijze blijkt dat dit bericht van iemand anders afkomstig is. Dat na 11 mei 2017, maar voor oktober 2017, door gedaagde nog melding is gemaakt van eventuele gebreken is gesteld noch gebleken.

Daar komt volgens de kantonrechter nog bij, dat eiseres op 19 januari 2017, 4 april 2017 en op 6 september 2017 betalingsherinneringen heeft gestuurd aan gedaagde, waar gedaagde niet op heeft gereageerd. Dit klemt met name ten aanzien van de betalingsherinnering van 4 april 2017. Daarin schrijft eiseres immers aan gedaagde dat er afgesproken zou zijn dat gedaagde in maart 2017 de helft van de factuur zou voldoen en in april 2017 de andere helft. Ter zitting heeft gedaagde verklaard dat deze afspraak helemaal niet gemaakt was, maar dat dit alleen een voorstel was dat eiseres tijdens een gesprek op 15 maart 2017 heeft gedaan. Juist dan had het op weg van gedaagde gelegen om op de brief met deze, volgens gedaagde onjuiste, afspraak te reageren en dit recht te zetten en te melden dat gedaagde eerst verwachte dat de gemelde gebreken zouden worden hersteld. Dat zij dit gedaan heeft, is gesteld noch gebleken.

Gelet op al deze vaststaande omstandigheden oordeelt de kantonrechter dat gedaagde haar stelling dat zij haar klachten niettemin al ruim voor 26 oktober 2017 bij eiseres gemeld heeft, onvoldoende heeft onderbouwd zodat aan bewijslevering op dit punt niet wordt toegekomen en ervan uit moet worden gegaan dat niet eerder 26 oktober 2017 melding van het ongenoegen van gedaagde is gemaakt.

Nu vast is komen te staan dat gedaagde niet eerder dan bij brief van 26 oktober 2017 bij eiseres heeft geklaagd over de gebreken in de leveringen, moet nog worden beoordeeld of eiseres door dit late klagen in haar concrete belangen is geschaad. Hierover overweegt de kantonrechter het volgende. Gedaagde heeft, zo heeft zij ter zitting verklaard, op enig moment de door haar geconstateerde gebreken door een ander bedrijf laten repareren. eiseres kan dus niet meer overgaan tot herstel. Nu gedaagde heeft verklaard dat zij de betaling van de factuur opschort totdat eiseres de gebreken herstelt, zou daaruit volgen dat eiseres haar factuur nooit meer betaald kan krijgen. Dit betekent dat eiseres in haar belangen is geschaad door het tijdsverloop tussen het ontstaan van de klachten en het melden van de gebreken door gedaagde.

Uit het voorgaande volgt dat door gedaagde niet tijdig is geklaagd over de gebreken in de leveringen van de goederen. Het gevolg hiervan is dat gedaagde geen beroep kan doen op een opschortingsrecht. De vordering van eiseres tot betaling van de factuur zal worden toegewezen.

Advies voor de praktijk

Hoewel de schuldeiser vormvrij kan klagen, moet hij wel kunnen aantonen dat hij tijdig heeft geklaagd. De schuldeiser doet er dus goed aan om schriftelijk te klagen. Bij grote belangen verdient het aanbeveling om de brief aangetekend of bij deurwaardersexploot te verzenden. In de klacht moet de schuldeiser duidelijk maken wat de aard en de omvang van het gebrek is. De enkele stelling dat het gekochte of de prestatie gebrekkig is, is onvoldoende. De ratio is namelijk dat het voor de schuldenaar duidelijk moet zijn om welk specifiek gebrek het gaat.

Om te voorkomen dat discussie ontstaat over de lengte van de klachttermijn, zullen professionele partijen vaak contractueel afwijken van de wettelijke regeling. Zo kunnen professionele partijen bijvoorbeeld afspreken dat het gekochte direct na aflevering moet worden onderzocht en dat in geval van een gebrek vervolgens binnen zeven dagen schriftelijk geklaagd dient te worden.

Klaagt de schuldeiser niet of niet tijdig, dan vervallen al zijn rechten die gebaseerd op de stelling dat de prestatie of het gekochte niet beantwoordt aan de overeenkomst. Dit houdt in dat de schuldeiser alsdan onder andere geen recht meer heeft op nakoming (bijvoorbeeld in de vorm van herstel van het gebrek) of schadevergoeding.

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel of heeft u andere ondernemingsrechtelijke vragen, neemt u dan gerust vrijblijvend contact op met Marc Janssen of andere leden van de sectie ondernemingsrecht.