Solistische werknemer groot aanbestedingsrisico voor werkgever

Bid managers of andere werknemers die bij een aanbesteding een valse verklaring indienen, zoals bijvoorbeeld een zelf bedachte tevredenheidsverklaring, kunnen daarmee hun werkgever fors benadelen. Niet alleen bij de desbetreffende aanbesteding, maar ook bij alle andere aanbestedingen gedurende 3 jaar.

In Advies 386 (gepubliceerd 20 februari 2017) oordeelt de Commissie van Aanbestedingsexperts (“CvAE”) dat het indienen van een vervalste tevredenheidsverklaring bij een eerdere aanbesteding kwalificeert als een ‘ernstige beroepsfout’ in de zin van artikel 2.13.7 aanhef en onder c ARW 2016.

Een dergelijke fout dient gedurende 3 jaar bij toekomstige aanbestedingen te worden gemeld in het UEA. Bij niet-melden is sprake van een ‘valse verklaring’ in de zin van artikel 2.13.7 aanhef en onder h, ARW 2016. Indien deze facultatieve uitsluitingsgrond van toepassing is verklaard, dient de betreffende onderneming van de aanbestedingsprocedure te worden uitgesloten. De gevolgen van valse verklaringen kunnen dus zeer ingrijpend zijn.

Lessen voor de praktijk  

• Investeer in compliance

De vervalste tevredenheidsverklaring die heeft geleid tot Advies 386 was kennelijk op eigen houtje opgesteld en ingediend door een werknemer, toen hem bleek dat hij bij de bewuste aanbestedingsprocedure niet tijdig over de verlangde tevredenheidsverklaring kon beschikken. Door deze solo-actie heeft de desbetreffende werknemer zijn werkgever in grote problemen gebracht. De onderneming is volgens de Commissie terecht uitgesloten van deelname aan de aanbesteding waarin de valse verklaring is afgelegd. Daarnaast loopt de onderneming het risico te worden uitgesloten van toekomstige aanbestedingen, indien de aanbestedende dienst van oordeel is dat de onderneming onvoldoende maatregelen heeft genomen om zijn betrouwbaarheid aan te tonen (vgl. artikel 2.87a Aw 2012 en artikel 2.13.11 ARW 2016).

Advies 386 onderstreept nogmaals dat het van levensgroot belang is om niet alleen oog te hebben voor de commerciële skills van uw bid team, maar daarnaast ook te investeren in compliance. Indien een werknemer in het kader van de uitoefening van zijn bevoegdheden een fout begaat die kwalificeert als ernstige beroepsfout, zal deze fout nagenoeg altijd aan de onderneming kunnen worden toegerekend. Door commerciële werknemers periodiek een aanbestedingsrechtelijk compliance programma te laten volgen, kunt u voorkomen dat in het heetst van de strijd inschattingsfouten worden gemaakt, waardoor uw aanbestedingsomzet jarenlang wordt bedreigd.

• Wees transparant over fouten uit het verleden

Als er een fout is gemaakt, is het van belang daar transparant over te zijn. Meer concreet doen inschrijvers er verstandig aan om gedragingen, die aanbestedende diensten mogelijk als ernstige fout kunnen aanmerken en die minder dan 3 jaar geleden zijn voorgevallen, te melden in het UEA.

Om de kans op uitsluiting te minimaliseren dient daarbij (goed onderbouwd) te worden toegelicht welke maatregelen zijn genomen om betrouwbaarheid in de zin van artikel 2.87a Aw 2012 en/of artikel 2.13.11 ARW 2016 aan te tonen. Indien de aanbestedende dienst het aangedragen bewijs toereikend acht, is er namelijk geen grond voor uitsluiting (proportionaliteitstoets).

Inschrijvers die ernstige beroepsfouten uit het verleden onder de pet houden, lopen het risico te worden uitgesloten op grond van het afgeven van een valse of onvolledige verklaring (vgl. artikel 2.87 lid 1, sub h Aw 2012 en artikel 2.13.7 sub h ARW 2016). Een dergelijke fout kan in een lopende aanbesteding niet via een proportionaliteitstoets worden hersteld (vgl. Vzr. Rb. Den Haag, 9 juni 2016, ECLI:NL:RBDHA:2016:6383), rov. 5.4.1).

Op de hoogte blijven? 

Download hier onze eBooks en nieuwsbrieven.

Meer weten?

Mail vrijblijvend met Martijn Jongmans (Contact, LinkedIn) of Adriaan Buyserd (Contact, LinkedIn)